SITUS RESMI
INOVASI KOTA PROBOLINGGO
PEDOMAN (Pengawasan Document Management) merupakan suatu program dalam upaya untuk memaksimalkan pengelolaan dokumen pengawasan melalui QR CODE. Metode pengelolaan dokumen secara digital ini juga dapat diaplikasikan pada pengelolaan dokumen seluruh Perangkat Daerah dan dapat diakses oleh seluruh staf dengan cepat dan mudah.
Inovasi Pedoman
1) DASAR HUKUM
a. Peraturan Wali Kota Nomor 5 tahun 2022 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Uraian Tugas Dan Fungsi Serta Tata Kerja Inspektorat Kota Probolinggo sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Wali Kota Probolinggo Nomor 73 Tahun 2022 tentang Perubahan atas Peraturan Wali Kota Nomor 5 tahun 2022 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Uraian Tugas Dan Fungsi Serta Tata Kerja Inspektorat Kota Probolinggo
2) PERMASALAHAN
· Permasalahan Makro
Pengelolaan dokumen perusahaan merupakan salah satu unsur dari pengelolaan informasi perusahaan. Dokumen – dokumen dapat digunakan sebagai data, catatan, rekaman aktifitas, dan pengendalian internal dalam pengelolaannya. Dari beberapa pengalaman pemeriksaan yang dilakukan oleh auditor, pentingnya dokumen selain sebagai untuk pengambilan keputusan, efisiensi waktu, dan memudahkan pekerjaan, juga dapat digunakan untuk menjamin kepastian hukum yang bisa melindungi beberapa pihak dari dalam suatu keadaan yang berpotensi terkait dengan hukum. Namun, pada era digitalisasi ini, transformasi pengelolaan dokumen juga melalui perubahan yang sangat pesat. Hal ini tentunya juga membutuhkan penyesuaian terhadap metode – metode pengelolaan dokumen yang semula masih manual.
· Permasalahan Mikro
Pada Perangkat Daerah, dalam hal ini Inspektorat Kota Probolinggo terkait dengan pengelolaan dokumen pengawasan masih belum maksimal. Hal ini dikarenakan beberapa hal yaitu tempat penyimpanan fisik terbatas dan sulit mengakses dokumen yang ada. Dari 2 penyebab tersebut dapat mengganggu ritme pekerjaan serta memperlambat pengambilan keputusan khususnya pada Inspektorat akan memiliki pengaruh langsung terhadap penilaian Kapabilitas APIP.
3) ISU STRATEGIS
Beberapa isu strategis dalam pengelolaan dokumen di Indonesia:
a. Sistem Penataan Arsip yang Belum Optimal
- Masih banyak organisasi yang menggunakan sistem penataan arsip manual, sehingga sulit untuk mencari dan mengakses dokumen dengan cepat dan mudah;
- Kurangnya standardisasi dalam penataan arsip, sehingga sistem penataan arsip di setiap organisasi berbeda-beda;
- Kurangnya kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip yang baik, sehingga banyak dokumen yang tidak terawat dengan baik dan mudah rusak atau hilang.
b. Pemanfaatan Teknologi yang Belum Maksimal
- Masih banyak organisasi yang belum menggunakan teknologi dalam pengelolaan dokumen, sehingga proses pengelolaan dokumen menjadi tidak efisien dan memakan waktu lama;
- Kurangnya infrastruktur IT yang memadai untuk mendukung pengelolaan dokumen elektronik;
- Kurangnya keahlian SDM dalam menggunakan teknologi untuk pengelolaan dokumen.
c. Keamanan Data yang Belum Terjamin
- Banyak organisasi yang belum memiliki sistem keamanan data yang memadai untuk melindungi dokumen dari akses yang tidak sah, pencurian, atau kerusakan;
- Kurangnya kesadaran akan pentingnya keamanan data, sehingga banyak dokumen yang disimpan di tempat yang tidak aman;
- Meningkatnya cyberattack, sehingga dokumen menjadi lebih rentan terhadap serangan siber.
d. Ancaman Bencana Alam dan Kerusakan Fisik
- Dokumen fisik rentan terhadap kerusakan akibat bencana alam seperti gempa bumi, banjir, dan kebakaran;
- Kurangnya sistem penanggulangan bencana untuk melindungi dokumen dari kerusakan;
- Kurangnya kesadaran akan pentingnya menyimpan dokumen secara digital untuk menghindari kerusakan fisik.
e. Kurangnya SDM yang Kompeten
- Kurangnya jumlah arsiparis yang profesional dan kompeten dalam pengelolaan dokumen.
- Kurangnya pelatihan dan pengembangan SDM di bidang pengelolaan dokumen.
- Kurangnya minat generasi muda untuk bekerja di bidang pengelolaan dokumen.
f. Kesadaran Masyarakat yang Rendah
- Kurangnya kesadaran masyarakat akan pentingnya mengelola dokumen dengan baik;
- Kurangnya pengetahuan masyarakat tentang cara mengelola dokumen yang benar;
- Kurangnya budaya arsip di masyarakat.
4) METODE PEMBAHARUAN
a. Kondisi sebelum adanya inovasi
- Pengelolaan dokumen belum maksimal;
- Penataan ruang menjadi tidak rapi dan banyak berkas menumpuk
b. Kondisi setelah adanya inovasi
- Pengarsipan dokumen menjadi lebih mudah dan fleksibel;
- Pengelolaan dokumen berprinsip paperless dan efisiensi biaya
5) KEUNGGULAN DAN KEBAHARUAN
PEDOMAN (Pengawasan Document Management) merupakan suatu program dalam upaya untuk memaksimalkan pengelolaan dokumen pengawasan melalui QR CODE. Metode pengelolaan dokumen secara digital ini juga dapat diaplikasikan pada pengelolaan dokumen seluruh Perangkat Daerah dan dapat diakses oleh seluruh staf dengan cepat dan mudah.
6) TAHAPAN INOVASI/ PENGGUNAAN PRODUK
a) MEKANISME PROGRAM
- QR CODE pada PEDOMAN menggunakan aplikasi pada smartphone
- Data scan dokumen diinput pada aplikasi QR CODE
- QR CODE dapat ditempel pada lemari dokumen atau map, sehingga apabila membutuhkan dokumen akan dapat diunduh dengan cepat
b) PIHAK YANG TERLIBAT PADA PEMBUATAN QR CODE PEDOMAN
- Arsiparis Perangkat Daerah
- Auditor/staff Perangkat Daerah
MANUAL BOOK PEDOMAN
INSPEKTORAT KOTA PROBOLINGGO
Jalan Hayam Wuruk No. 69, Mangunharjo, Mayangan, Mangunharjo, Mayangan. Kota probolinggo, Provinsi: jawa timur
No. Telp: 0335 – 429106 | Email : [email protected]
