E-Tamoy, Administrasi untuk Penerimaan Tamu, Jadi Unggulan DPRD Kota Probolinggo

Frekuensi tamu kunjungan kerja dan studi referensi ke DPRD Kota Probolinggo setiap tahunnya terhitung sangat banyak. Jumlah tamu dalam satu tahun sebanyak 6.840 orang atau rata-rata 23 orang perhari kerja. Hal ini bisa menimbulkan permasalahan jika tidak ditangani dan diadministrasi dengan baik. Adapun permasalahan yang sering terjadi antara lain:

1. Sering terjadi informasi ganda karena disampaikan lewat WA pada staf pendamping

2. Kalau sudah menumpuk data kunjungan tamu biasanya tamu yang akan hadir tidak terkontrol dengan baik

3. Surat kunjungan kerja yang masuk tidak terpantau dengan baik

4. Penerimaan tamu yang tidak optimal karena tidak jelas siapa yang harus menerima

5. Penyediaan konsumsi jamuan tamu yang tidak sesuai dengan jumlah yang hadir

6. Jawaban kepastian penerimaan tamu kunjungan kerja tidak bisa cepat

Perlu diketahui bahwa realisasi anggaran untuk mendukung kegiatan penerimaan tamu kunjungan kerja/studi referensi pada tahun 2022 sebesar Rp120.600.000,-. Jadi kebutuhan anggaran untuk melayani tamu saja dibutuhkan anggaran sedemikian besar. Untuk itulah, maka dibutuhkan manajemen administrasi yang akurat dalam hal pelayanan tamu yang akan berkunjung atau pun melakukan studi referensi ke DPRD Kota Probolinggo. Kondisi permasalahan tersebut di atas, disebabkan oleh tidak tersedianya aplikasi untuk administrasi tamu. Mengingat permasalahan tersebut, maka perlu kiranya dibuatkan sebuah aplikasi untuk percepatan pelayanan prima serta akurasi administrasi bagi tamu yang akan melakukan kunjungan ke DPRD Kota Probolinggo. Aplikasi yang akan digunakan untuk administrasi kunjungan kerja/studi referensi tamu adalah aplikasi e Tamoy.

Inovasi Aplikasi e Tamoy di Sekretariat DPRD Kota Probolinggo merupakan inovasi aksi perubahan yang memang dibutuhkan untuk optimalisasi pelayanan. Inovasi ini juga memiliki unsur kebaharuan bagi Sekretariat DPRD Kota Probolinggo karena sebelumnya belum pernah ada dan dapat diterapkan secara berkelanjutan untuk meningkatkan optimalisasi pelayanan bagi tamu yang akan melakukan kunjungan. Tamu yang akan berkunjung ke DPRD Kota Probolinggo bisa mengakses halaman E-Tamoy melalui Browser dengan alamat : https://etamoy.probolinggokota.go.id/

PETUNJUK TEKNIS APLIKASI E TAMOY

Manfaat Aplikasi e-Tamoy

Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai inovasi ini bisa follow media sosial kami

Lihat postingan ini di Instagram

Sebuah kiriman dibagikan oleh Setwan KotaProbolinggo (@setwankotaprobolinggo)